利用者の受け入れ準備作業における介護事務の実務内容

 介護事務職員は、介護サービス利用者の受け入れ準備作業では次のような手順で業務を行います。

利用者の個別ファイルを作成しておく

 介護サービス利用の契約手続きが完了した利用者さんが施設を利用することが決定したら、介護事務は、利用者の受け入れ準備を行います。

まず利用者さんに関するケアマネジャーからもらった次のような書類をファイルで個別管理できるようにまとめて準備します。

一つのファイルにまとめて保管しておくことで、利用者さんに関する情報がすぐに探すことが出来て一目でわかるようにしておきます。

  • フェースシート(様式見本
  • 施設サービス計画書(様式見本
  • 居宅サービス計画書(様式見本
  • 保険証・介護券の複写
  • 契約書と添付書類
  • 重要事項説明書
  • 利用者との面接記録 など

介護報酬請求用のファイルを作成しておく

 毎月末になると介護請求をまとめはじめ、翌月10日までに介護報酬の請求を行います。

そのための請求に必要な書類を一元管理できるようにファイル化しておくのがベターで、まず利用者個人を特定できるように保険証のコピーを閉じておきます。

介護事務職員の中には、こんなファイル管理をしなくても請求作業はできるという方もいると思います。

でも、実際大勢の利用者さんが入れ替わり立ち代わり様々な介護サービスを利用し、その請求書類が発行され、月末になると利用者さんごとにまとめる必要があります。

この時に請求書がまとめられておらず整理されていなかったら、いちいち書類を探し回ることになり無駄な労力が発生し、また煩雑な作業からミスも発生しやすくなります。

特に規模の大きい介護施設ほど利用者数が多く、業務効率や作業性が悪くなり残業時間や人件費の増加となり経営状況にも影響してきます。

その点、利用者別に請求書類をファイル化しまとめておけば、月末の請求作業時にすぐ確認できるので作業時間も短縮されます。

サービス提供票の内容確認

 まずサービス提供票(様式見本)をケアマネジャーから受け取ったら特にサービス内容・サービスコード・介護報酬加算の有無について必ず確認を行います。

介護報酬の点数については、新規介護事業所を開設した場合、ケアマネジャー側に運営体制が正確に伝達されていない場合や思い違いなどで誤った点数がサービス提供票に記載されているケースもあり得ます。

確認した提供票に問題が無い場合は請求用のファイルに保管しますが、誤りがあればケアマネジャーに報告します。

次にサービス提供票の利用予定から利用者の終日予定表や週間又は月間予定表などを作成しておきます。

利用表については、各介護施設により様式や作成方法は異なっており、規定されているわけではありませんが、作成しておく方が便利です。

もし未作成で介護サービスを行うとなると、日々の利用者の確認や訪問介護予定を計画する際に大変手間取ることになると思います。

そのことから多くの介護施設では業務を円滑の行うため利用予定表を作成して管理しているところがほとんどです。

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