利用開始当日の確認作業における介護事務の実務内容

 介護事務職員や介護スタッフは、利用者が当日介護サービスを利用している場合、次のような確認と記録を洩れなく行う必要があります。

また、事業所の介護事務職員や介護スタッフ、管理責任者の間で次に説明するサービス提供内容について取り決め事項を明確にしておくことも必要になります。

介護サービスを利用するかしないか当日確認を行う

 当日のサービス利用の有無については、利用者本人や家族から事前連絡がある場合もありますが、無ければ訪問介護であれば利用者宅へ出向いた時、通所介護であれば迎えに自宅へ行った時に確認するようにします。

当日利用介護サービスを利用しないという旨の連絡があった場合は、上司やアママネジャーに連絡してキャンセル対応を行います。

少し判断に困るケースが、利用者宅に訪問してインターホンを鳴らしても誰一人玄関に出てこない場合です。

出てこない理由には、用事で外出していてホームヘルパーの訪問時間や迎え時間までに帰宅するのが遅れていたり、一人暮らしの人ではトイレ利用中で出れなかったりすることがあります。

 なので、利用しないということが明確に確認できないケースについて、キャンセル扱いにする判断基準なども事業所内で規定しておき、介護職員やケアマネジャー、利用者やその家族などと基準の共有化を図っておき、トラブルにならないようにしておくことが必要です。

介護職員は、基準があっても利用者側からキャンセルするとはっきり伝えられていない場合は、職場の上司やケアマネジャーに連絡するようにします。

介護サービス利用内容の確認と記録を行う

 利用状況の確認と記録は、利用者が介護サービスを利用した後で行う時と、利用している流れの中で行う場合があります。

介護報酬の請求事務に関して確認すべき内容には次のようなものがあります。

  1. サービス提供票で決められた提供時間でサービスが行われているか。
  2. サービス提供票で加算が記載されている時はその通りに介護報酬加算が請求できるか
  3. 介護保険の適用対象にならない実費サービスはあるかどうか(通所介護の場合の食事など)

 利用状況の確認と記録を行う担当者については、訪問介護サービス事業所では原則、訪問介護職員が実施するケースがほとんどです。

 通所介護サービスでは、事業所内でケース別に誰が担当するかをどの時点で記録するかなど役割を事前に規定しておき、全職員に周知徹底しておくことが大切です。

例として介護サービスが実費になるケースで、オムツの場合は保管棚からオムツを出した介護職員がその時点で在庫管理表に記録するとか、入浴利用の場合は、バイタルチェックを実施した者が記録を行うなどです。

そうでないと、全従業員に何回も記録忘れなどがないか事後確認を行うことになり、余分な労力がかかり作業効率が悪くなっていまします。

また、利用実態がサービス提供票の利用時間通りではなかったり、記載されている介護報酬加算がなくなった時は必ずケアマネジャーに連絡します。

上司・ケアマネジャーへ報告が必要な事項

 介護サービスの提供はケアマネジャーが作成したサービス提供票に従い行われます。

なので、利用者側から、当日や翌日からの利用予定の日時変更要望があった場合は、上司やケアマネジャーに報告する必要があります。

また、当初予定されていない日時のサービス利用の依頼に関しては、内容間違いがないかの確認と上司やケアマネジャーへの報告は必須になります。

なぜこのような対応が必要かというと、介護保険制度で法的に規定されており、ケアマネジャーが作成したサービス提供票の記載内容以外の介護サービス報酬を介護事業者側は請求することができないからです。

介護事務員は、利用者側から介護サービスの利用日時の変更や新たな利用内容の依頼があれば、ケアマネジャーに連絡しサービス提供票を改訂してもらう必要があります。

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